ToodledoTips

タスク共有を利用して共同作業をおこなう

Toodledoには「タスクの共有」機能があります。

この機能は、単にタスクをシェアするだけでなく、タスクごとに参照、追加、編集の権限を付与して、複数人が関わるプロジェクト等でのToDoリストを作り上げていくことも可能になっています。

「タスクの共有」には現在3種類の方法が用意されています。
(下記3以外は利用できるのが、タスクの共有先も含めてProアカウント以上のみとなります。)

  • 1.ワークスペース(Pro以上。ただし共有先は閲覧限定で無料アカウントでも利用可。)
  • 2.共同タスク(Pro以上)
  • 3.公開タスク

ワークスペース(Workspaces) では、自分のタスクリストを他のユーザに共有することができます。
共同タスク(Joint Tasks) では、タスクを他のユーザに割り当てることが可能です。
公開タスク(Publishing) は、その名の通り、自分のタスクリストを第3者に公開してしまう機能です。

設定は、ToodledoのWeb画面から、Tools >Collaboration へと進んでおこないます。

以下にその詳細について見ていきましょう。



まずは、タスク共有先の「招待」


タスクを共有するにはToodledoのユーザ(以下、タスク共有先)を招待(Invitations)する必要があります。

Collaboration のページから "Add Collaborator"(タスク共有先を追加)をクリックし、メールアドレスを入力、招待メールを送信新します。

送信されるメールは、相手がまたToodledoに登録していないユーザであれば、新規のアカウント登録を依頼する形になります。

すでにToodledoユーザであれば、招待を受け取るよう、設定画面へ案内をおこないます。
Collaboration ページで招待の一覧を確認し "Accept Invitation" をクリックすれば共有が完了します。)

なお「招待」は常に一方通行の共有となっているため注意してください。
「招待」したタスクの共有先は、自分のタスク一覧を表示できますが、共有先ユーザのタスクはこちら側には表示されません。
相手のタスク一覧を表示したい場合は、タスクの共有先からも「招待」を送信してもらい、共有設定を完了しておく必要があります。

※タスクの共有先は閲覧のみの場合、無料アカウントでも利用できます。
「招待」の送信にはPro以上のアカウントが必要になります。



ワークスペース(Workspaces)


ワークスペース は自分のタスクリストを、そのまま他のユーザからも閲覧できるようにする仕組みです。

上記で設定した「タスクの共有先」がタスクを表示できるユーザになります。

ワークスペースに他のユーザをタスクの共有先として「招待」する際にはProアカウント以上が必要ですが、無料アカウントでは、この機能を使って他のユーザから「共有」されたタスクの閲覧のみ利用できます。

設定画面では、タスクの共有先に対して、個別に閲覧・編集権限や新規タスクの登録権限と、どのフォルダのタスクを表示するか、を設定します。(以下の画像を参照)



ワークスペースの設定(無料アカウントユーザの設定例です)

※タスクの編集権限("Can edit my tasks")、登録権限("Can assign me tasks")はProアカウントユーザに対してのみ付与できる権限です。
※無料アカウントユーザに対しては、タスクの閲覧権限("Can view my tasks")のみ付与できます。

念のため、付与できる3種類の権限についてみておきましょう。

■Can view my tasks(読み取り権限のみ) - この権限では「タスク共有先」のユーザは、タスクの閲覧のみ可能です。タスクの編集や新規登録はできません。

■Can assign me tasks(タスクの追加権限あり) - この権限では「タスク共有先」のユーザは、閲覧に加えて、新規タスクの登録がおこなえます。既存タスクの編集はできません。

■Can edit my tasks(編集権限あり) - この権限では「タスク共有先」のユーザは、閲覧、新規タスクの登録に加えて、既存タスクの編集・削除がおこなえます。
「既存タスクの編集」は具体的にはタスク内容とコメント(Notes)の編集、完了処理、別のユーザへの「共有」(reassign)です。削除も可能です。

共有後、Private(プライベート)に設定したフォルダに紐付いているタスクは、「タスク共有先」のユーザには表示されません。
(「プライベート(Private)」フォルダの設定については後述)

context(コンテキスト)や goal(ゴール)でもこの "Private" 設定がされているタスクは表示されませんので、この機能を利用して「共有したフォルダ内で特定のタスクを見せたくない」と言った場合に "Private" に設定するなどして利用しましょう。



ワークスペースの切り替え方法


タスクを「共有」された場合、Toodledoの右上部に "Workspace"(ワークスペース)が表示されます。(以下の画像を参照)



ワークスペースの切り替え

"Workspace" のプルダウンには、自分に対してタスクを共有しているユーザの一覧が表示されます。

タスクを表示したいユーザを選択すると、ページがリロードされて共有されているタスクが自分のタスクと同じようにリストで表示されます。

自分のタスク一覧に戻る場合は再度 "自分のアカウント名(Me)" を選択しましょう。



ワークスペース上でタスクを追加・編集する


上記の設定で権限さえ付与されていれば、共有されているワークスペース上でタスクの追加や編集がおこなえます。

タスクの追加方法は、追加したいユーザのワークスペースで通常と同じように「タスク追加」する方法と、自分のタスクとして登録する際、"Assigned To" 欄でタスクを割り当てるユーザを選択する、2種類の方法があります。

なお、上記の機能を利用するには双方のユーザがProアカウントである必要があります。



自分に割り当てられたタスクの表示


他のユーザから自分に向けて追加されたタスク(割り当てられたタスク)は、自分で登録したタスクと同様に一覧に表示されます。

誰から登録されたか確認するには、左メニューの "Sharing"(共有) ビューで確認する方法と、一覧画面の "Assignor"(割当元のユーザ) 項目で確認する方法の2種類があります。

"Assignor" 項目は、デフォルトでは表示されていませんので、一覧に表示する設定をおこないましょう。
また、タスク一覧画面からアクションアイコンをクリックしても "Assignor" を確認できます。



自分に割り当てられたタスクを、再度他人に割り当てる


割り当てられたタスクをまた別の誰かにコピーしたり、移動して割り当ててしまうこともできます。

タスクのシェアアイコンをクリックして、で割り当て先のユーザを選択しましょう。今後、そのタスクは彼らの責任で完了してもらうことになります。

また、このようなタスクの編集作業をおこなう際、既存タスクを編集してフォルダやコンテキスト、ゴールなどが "none"(指定なし)に変更されてしまう場合があります。

この時、タスクを共有する他のユーザに対して "no folder"(フォルダ指定なし)は表示しない、等の設定をしていると編集作業後タスクが表示されなくってしまいますので注意しましょう。



共同タスク(Joint Tasks)


共同タスク(Joint Tasks)は、タスク共有先として設定しているユーザ同士で、タスク登録・編集・完了、またノートの入力やサブタスクの割り当てなどを可能にする機能です。

複数人のチームやグループで同じ課題やタスクに対応するようなシーンで威力を発揮します。

Collaboration ページで "Collaborators" ごとに "Can create joint tasks with me."(共同タスクの作成を有効にする)設定をおこなえば、タスクの共有先から自分に対し、タスクが作成されるようになります。

こちらからタスクの共有先へタスクを作成する場合は、共有先ユーザでも上記を設定する必要があります。

タスクを登録し、シェアアイコンをクリックして、共同タスクの対象ユーザを選択していきます。

共同タスクに加えられた変更・削除等は、設定されているタスクの共有先へ即座に反映されます。

もし、タスクの共有が必要無くなった場合は、一番最初に共有設定をおこなったユーザが、再度シェアアイコンをクリックして、対象ユーザを除外していきます。
(タスクの共有先 ではタスク自体の共有設定は変更できません。)



共同タスクの履歴と通知


共同タスクに対しておこなった変更は、タスクの共有先ユーザがすべて確認できます。

Collaboration ページの "Activity Log"(変更履歴)から参照できます。

もし変更の都度、通知メールを受け取りたい場合は上記画面の "Alarms" を有効にしておきましょう。

共同タスク更新時の注意点として、別々のユーザが1つのタスクを同時に更新した場合、一番最後の更新が適用されます。
現時点で、この手の競合については「最後に保存ボタンを押した内容が更新される」という認識でご利用いただくと良いかと思います。



公開タスク(Publishing)の設定


Toodledoでは上記の「特定ユーザへの共有」以外に、URLを知っていれば誰でも見られる「公開」状態にすることも可能です。(この機能は無料アカウントでも利用できます。)

この設定をおこなうと、下記の「プライベート(Private)」フォルダ以外のタスクは、第3者が読み取り専用でToodledoのタスクリストとして表示することができます。

利用する場合はまず、ToodledoのWeb画面から、Tools > More > Publishing へと進みます。

次に "Enable Public Sharing"(公開機能を有効にする)にチェックを入れ、"Save Changes"をクリックして保存しましょう。

「公開」機能は、文字通り誰でもアクセスできます。希望しないタスクリストを不用意に「公開」することが無いよう注意しましょう。



フォルダ、コンテクスト、ゴールの「プライベート(Private)」設定


上記のタスク共有では、非表示にするタスクをフォルダ単位で指定し、プライベート(Private)設定とすることが可能です。

Organize > Folders へと進み、公開したくないフォルダで "Private" にチェックを入れ、"Save Changes"をクリックして保存しましょう。
(下記の画像参照)



フォルダ管理画面で "Private" の設定

Private(プライベート)に設定したフォルダに紐付いているタスクは、自分以外には表示されなくなります。

この "Private" 設定は、context(コンテキスト)や goal(ゴール)でも同じ手順で設定することが可能です。

日本語訳 by ToodledoTips.jp  
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