ToodledoTips

GTDとToodledo

Toodledoやタスク管理ツールに興味がある方なら、GTD®(Getting Things Done®)について少なくとも一度は調べたり、取り組まれた経験があおりでしょう。

GTDは日本では良く「ストレスフリーの整理術」として紹介されており、多くの個人に影響を与えている仕事術の手法・考え方です。

GTDでは「1.収集、2.処理、3.整理、4.レビュー・見直し、5.実行」といった重要な各ステップにおいて、頭の中から頭の外に追いやられた情報を「信頼のおけるツール」で管理していくことになります。

今回はこの「ツール」としてのToodledoがGTDにおいてどのように活用できるのか、ご紹介させていただきます。

はじめに…GTDとは?





GTD(Getting Things Done) は、ストレスを感じることなく、自分のエネルギーや創造力を大切な課題や仕事にのみ集中させて、それを成し遂げるためのタスク整理術です。

この方法論は David Allen(デビット・アレン)氏により、彼の著書「Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity」で提唱されました。
(著書は洋書ですが、日本語では「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術/田口元[監訳]」でその素晴らしい内容に触れることができます。)

GTDにおいては、やるべきタスクや仕事を、信頼できる方法で(自分が信じられる仕組みを使って)「記録」して頭の中から追いやり、「頑張って覚えておく」「重要で無いものを優先する」という(余計な)仕事から頭脳を“解放する”という原則があります。

この原則によって、本来生産性向上や効率化のために使われるべきの思考力や脳のエネルギーを(余計な仕事から)取り戻すことができる、としています。

以下、GTDで実践される各ステップについて見ていきましょう。

GTDでのステップ「収集」


GTDではまず、頭の中に思い浮かんだすべての情報を頭の中から頭の外に追いやって「収集」をおこないます。

アイデアを記録しておく仕組みが無いと、脳は記憶に留めておくために膨大なエネルギーを消費してしまいます。忘れないように心配しながら、何度もその内容を思い返す必要があるためです。

もし、アイデアが浮かんだら、記録して頭の外に追いやりましょう。こうすることで脳が記憶しておくためだけに余分なエネルギーを浪費してしまう事が無くなります。

一旦信用できる仕組みで、タスクや情報を保存してしまえば、いつでもレビューをおこなったり、見返すことができ、何があっても忘れてしまわないという安心感を得ることができます。

Toodledoはこの手の情報を集めておくのに格好の収集場所になります。インターネットに接続さえしていれば(接続していない場合も)、頭に浮かんだ情報をToodledoへ簡単に追加できるのです。

Toodledo.comへ直接アクセスするも良し、メールやToodledoのスマホアプリ、FirefoxのプラグインやGoogleガジェットを使うなどしても良いでしょう。

追加・登録した情報やタスクは、メールや携帯・スマホでも簡単に一覧で表示することができます。


また、ネットに接続してない等の理由で、物理的なタスクトレイ・メモ入れ(机の書類受け)を使うケースもあるでしょう。

そんな場合はメモ(ロディアなど)にどんどんアイデアを書いてしまいましょう。

メモに書いた情報はそのままトレイに放り込んでおき、次のステップで必要があればToodledoに転記して整理することになります。

あなたがまだ「収集」のステップを開始していないなら、すぐに座って頭の中を書き出していきましょう。

その際、Toodledoに「仕掛かり中」などのフォルダを作成して、タスクを書き出していくのも良いかもしれません。

ここで書き出したタスクやアイデアがGTDにおける次のステップへの準備となります。

(Toodledo.comでは「Add multiple tasks(一括でタスク追加)」という箇条書きをそのまま複数のタスクとして登録できる機能もあります。)

GTDに初めて取り組む人は、この時点で少なくとも“50個”くらいのアイデアやタスクを書き出すことになるようです。

臆することなくどんどん頭の中を書き出していきましょう。

GTDでのステップ「処理」


次のステップでは「収集」したタスクや情報を実行可能なタスクとして分解してく事になります。

GTDでは、分解されたタスクと分解前のプロジェクトは、それがアクション1つを実施するだけで完了するのか(タスク)、複数のアクションを必要とするものか(プロジェクト)、という違いが定義されています。

プロジェクトについてはある程度の見通しを持って「どんなプロジェクトを行うか」ということを常々考えておく必要があります。そうすることで、いざGTDに取り組む際、具体的なタスクに分解していくとが出来るのです。

この過程は「プロジェクトプランニング」と呼ばれています。

プロジェクトについて思案している時間がない…という場合は「○○のプロジェクトについて考える」という(実行可能な単位の)タスクを作成してしまうのも一つの手です。

「新車の購入」というプロジェクトを例に見てみましょう。

「新車の購入」は次のアクションが明確でないプロジェクトです。「予算を決める」「必要な性能をリストアップする」「ディーラーを探す」などの、より小さくて実行可能なタスクとして分解され、プロジェクトの中のアクションとして定義していくことになります。



このフローチャートはGTDで「収集」されたアイテムがどのように「整理」されるかの流れを簡単に説明したものです。青い長方形は「処理」を表し、黄色い丸は「整理」ステップを表現しています。このチャートはデビットアレン氏のワークフロー図を元に作成されました。オリジナルはDavid Allen(デビット・アレン)氏の著作、または www.davidco.com にて参照できます。

「処理」のステップにおいては、一番最初に「やるべきかどうか」、別の言い方をすると「本当に実行する必要があるかどうか」を判断することになります。

「やるべきでない」と判断したものは、「ゴミ箱」「参考資料」「いつかやる」のいずれかへ振り分けられることとなります。(これらの処理は「整理」の部分でも触れています。)

「やるべき」と判断したものは「処理する」という段階へ進むことになります。

さらに「処理する」段階では3つの選択肢に振り分けていくことになります。

「熟慮せずともすぐやるべきタスク」と断言できるものは上記の“タスク”として処理、「今する必要がない」と判断したものは“多分・あとで”に振り分けます。「タスクとして小分けにする必要がある」と思われるものは「プロジェクトプランニング」へと移動し、実行可能なタスクへと分解していくことになります。

そして、一旦“タスク”として処理することになったものについては、都度「2分以内に完了させられる(2分で終わらせられる)」タスクかどうかを判断して実行していきます。例えば「メールのお礼」などはさっさと済ましてしまった方が早く、タスクとして管理する必要は無いわけです。

「処理に2分以上掛かる」ものについては、「すぐにはやらない」タスクとして処理します。

将来の特定の日時に対応が必要なタスクは「カレンダー」に登録するなどし、「次にやる」べきタスクはタスクリスト(ホットリスト)として設定していきます。また自分がやる必要の無いタスクは「他人に任せる」という選択肢もあります。

GTDでのステップ「整理」


「処理」ステップを経たアイテムは、最終的に7つの方法で「整理」されます。(上のチャート画像では黄色い丸で囲っている部分です。)

それぞれの内容について念のため見ておきましょう。

ゴミ箱 - 保持しておく価値が無いと判断したものです。ゴミをしまっておいてもがらくたになるだけですので、実行する意味や資料としての価値も無いと判断したものはゴミ箱行きとしましょう。

参考資料 - 収集したものの多くは「資料(参考資料)」行きになるでしょう。(タスクに直結しないメールやノート、領収書、URLブックマーク、重要書類、雑誌など)
Toodledoではこの手の資料を保存できないので、頑丈なキャビネットなどに保管しましょう。その際、GTDを実践する多くの人がやっているように、アルファベットやあいうえお順に参照できるように保管しておくと良いでしょう。そうすることで資料を容易に探し出すことができます。

いつかやる - すぐにはやる必要が無いが、いつかやるために再び思い悩まずに済むよう、振り分けたアイテムです。例えば、いつかは分らないけどエベレストに登頂する、といった内容です。
ToodledoではPriority(優先度)の設定で"Negative (-1)"(優先度低)のタスクとして登録しておくと良いでしょう。この設定をしたタスクは日々の重要タスク一覧から容易に非表示にできるので、より充実した生活を過ごすため「いつかやる」タスクを表示する、といったタイミングで自由に表示することができます。

プロジェクトプランニング - 実行可能な単位にタスクを分解する必要があるアイテムに出会った時、「プロジェクトプランニング」に進むことになります。
Toodledoではフォルダを利用してプロジェクトとプロジェクト完了に必要な各タスクを管理して処理していくと良いでしょう。

返事を待つ - 他の誰かに任せた仕事やタスクは、返事を待つ(連絡待ち)状態になります。任せた誰かの担当部分が終わらない限り、着手はできません。
Toodledoではタスクの共有機能があるので、他の誰かにタスクを任せて、そのタスクの進捗状況を追うことが可能です。

カレンダー - どんなタスクも期日当日や、期限までに完了させる必要があるはずです。Toodledoではタスクリストの中で期限が迫っているタスクをより目立つアラートで表示されるよう工夫されています。
また、Toodledoのcalendar(カレンダー)ビューや、iCalを利用したカレンダー連携機能を使ってタスクのカレンダー表示を実現できます。

タスクリスト(ホットリスト) - 多くのタスクがここへ振り分けられるタスクの「マスターリスト」と呼ぶべきものです。
Toodledoでは登録した全てのタスクを一覧で表示でき、条件を絞って必要なタスクだけをすぐに抽出することも可能です。「優先度が高く、期限が迫っている」などの条件で"Hotlist"(ホットリスト)として重要タスクだけを一瞬で表示することもできます。タスクの優先度などは日々変化する状況に合わせて、選択・入力して即時に変更できます。

GTDでのステップ「実行」


ここまでのステップをやりとげた方は、大変お疲れ様でした。
ここまでは、これからのステップに時間をかけるための(大切な)下準備です。

この「実行」ステップが、今まで整理したタスクリストを元に「やるべき仕事に集中し、成し遂げていく」最も意味のあるステップになります。

Toodledoではいくつかの項目(優先度、タグ、コンテキスト、ゴール、所要時間など)でソート・抽出して、本当に重要なタスク決定し、実行できるようになっています。

『どのタスクから手を付けたら良いか分らない』と言う方のために、残り時間をどうすれば有効に使えるかを自動的に分析して、おすすめのタスクを表示する"Auto Scheduler"(オートスケジューラ)機能も備えています。

当然、タスクリストに表示されているタスクは、ある程度検討して本当にやるべきタスクとして登録・整理してきたはずです。そう、もう悩む必要はありません。あとは表示されたタスクをやるのみです。

この仕組みを使い始めてから数週間もすれば、ある日、今までの雑多なストレスから解放されて、生産的な日々を送っている事に気づくかもしれません。

それがまさしく"Getting Things Done(GTD)"のゴールなのです。

コンテキスト


GTDの重要なコンセプトに「コンテキスト」という考え方があります。コンテキストは特定の場所や状態で処理すべきタスクを分類するための情報です。

例えば「自宅」の雑用を「会社」で思い出さずに済むようにしたり、「電話」がそばに無いに「電話をかける」タスクをしなくても済むように利用します。

例に挙げたような「自宅、会社、電話、雑用、学校、PC作業、スポーツジム」などのコンテキストは、新たに登録して簡単にタスクと関連付けることができます。

特定のコンテキストを関連付けたタスクだけ抽出して表示することも容易におこなえるので、GTDの実践にぜひ利用してみてください。



GTD® and Getting Things Done® are registered trademarks of the David Allen Company. Toodledo is not affiliated with or endorsed by the David Allen Company.

GTD および Getting Things Done® は David Allen Company. の登録商標です。この記事はGTDファンによる解説であり David Allen Company. によるものではなく、一切関係がありません。

日本語訳 by ToodledoTips.jp  
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